gute Projektarbeit ist ein Ertragsbringer

Die unmittelbaren Auswirkungen der Corona-Krise gehen zurück. Das macht den Blick frei für interne Themen der Organisation, die allen Unternehmen zwar schon bewusst waren, aber nicht immer Priorität hatten. Wie zufrieden sind Sie z.B. mit der Leistung der Projektarbeit in Ihrer Firma?

Denn wie Sie ihre Leistung erbringen, ist genauso wichtig für den wirtschaftlichen Erfolg wie der stetige Fluss von Aufträgen:

  • Die Nachfrage nach linearen Produkten nimmt ab, die nach digitalen nimmt zu. Das Kompetenzprofil Ihrer Organisation muss darauf reagieren.
  • Das Büro verliert seine Rolle als zentraler Arbeitsort. Mitarbeitende leisten ihren Beitrag zunehmend selbstbestimmt. Das gilt nicht nur für digitale Nerds.
  • Das bedeutet, dass gute Kooperation und wirksame Zusammenarbeit nicht mehr automatisch durch die gemeinsame Zeit im Büro entstehen, sondern bewusst gestaltet und organisiert werden müssen.
  • Kunden sind preissensibel, und der Einfluss von Einkaufsabteilungen, die kaum auf den Kern ihrer spezifischen Leistung achten, nimmt zu. Da ist es gut, wenn in Ihrer Firma Transparenz darüber herrscht, wer für was wie lange braucht. Nur so bleiben die Kundenprojekte langfristig wirtschaftlich erfolgreich.

Den eigenen Prozess im Griff

Flexibilität, Anpassung und Kundenfokus gehören seit jeher zum Tagesgeschäft von Projektarbeit. Sie konnte schon immer besser mit Änderungen umgehen, das liegt quasi in der Projektmanagement-DNA. Vielen Kunden aber bereitet das alles zunehmend Probleme. Die Zeit der klaren Prognosen, fixen Budgets und „durchlaufenden“ Projekte ist vorbei. Der Markt ist volatil, das Umfeld wird ungewisser, und Kundenwünsche ändern sich in immer schnellerer Taktung. Gerade in diesem Umfeld macht die Organisation den entscheidenden Unterschied, die auch in rauer See die Ziele des Kunden im Blick behält und auf deren Zusagen Verlass ist. Ein wichtiger Schlüssel dafür ist professionelles Projektmanagement:

 

  • Es schafft Klarheit über den Weg zum Ziel und wer auf diesem was zu tun hat.
  • Es erkennt Änderungen und Abweichungen, lange bevor das Kundenprojekt in schweres Fahrwasser gerät.
  • Es macht für alle Beteiligte transparent und in der Preisgestaltung nachvollziehbar, was Planänderungen und Zielrevisionen nach der Auftragserteilung bedeuten.

Wer einige wichtige Methoden des Projektmanagements nutzt, wird Kundenprojekte von Beginn an besser kalkulieren und die oft nebenbei ausgesprochene Erwartung „Das ist ja wohl mit drin“ geschickt parieren.

Schnellboote und Tanker

Unternehmen, die ihr Projektmanagement professionalisieren wollen, befürchten oft, dass der Leistungserbringungsprozess bürokratisch wird, die Flexibilität darunter leidet und sie zum unbeweglichen Tanker mutieren. Das basiert fast immer auf einem Missverständnis. Denn Tanker brauchen kein Projektmanagement; sie fahren auf ihren fixen Routen nach festen Fahrplänen zu Standardpreisen.

Die Qualität im Projektmanagement zu steigern bedeutet nicht, die Firma umzukrempeln und sie formaler und bürokratischer zu machen. Typisch ist der Fall, dass sich die Organisation entscheidet, projektorientiert zu arbeiten. Das Organigramm bleibt unangetastet, und man konzentriert sich darauf, mit wenigen, aber sinnvollen Standards die Zusammenarbeit im Projekt zu verbessern.

Wirksames Projektmanagement macht sie zum Schnellboot, indem es die Geschwindigkeit erhöht.

Es ist klug, dabei nicht den zweiten Schritt vor dem ersten zu machen. Verschwenden Sie deshalb keinen Platz an Bord für (komplizierte) Softwarelösungen oder neue Organisationseinheiten wie ein Projekt-Management-Office. Mit den Bordmitteln Ihrer Office-Software und den bestehenden Datenbanken werden Sie einen Riesenschritt machen: hin zur Firma, die ihren Prozess im Griff hat!

Bordmittel nutzen

Firmen, die sich entschieden haben, ihre Projektarbeit konsequent mit Kundenwünschen zu synchronisieren, sind nicht nur erfolgreicher und schneller, sondern auch gelassener, in vielen Punkten weniger belastet und mit zufriedeneren Mitarbeitenden an Bord.

Wirksames Projektmanagement auf dem Schnellboot braucht einerseits das notwendige Rüstzeug und andererseits die Bereitschaft der Mannschaft, dieses Rüstzeug konsequent einzusetzen.

Um Ihren Leistungserbringungsprozess transparent und wirksam zu steuern, benötigen Sie …

  • einen miteinander vereinbarten Projektprozess,
  • ein bewährtes Kooperationsmodell von Projektleitung, Projektteam und Lenkungsausschuss,
  • einen kleinen Werkzeugkoffer mit Termin- und Ressourcenplan, Projekt-Auftrag, Projektstruktur und Statusbericht sowie
  • einen laufenden Soll-Ist-Vergleich, um jederzeit die Ertragslage im Blick zu haben.

Insbesondere der letzte Punkt birgt riesiges Potential: Denn der Soll-Ist-Vergleich zwischen der Planung/dem Angebot und den tatsächlich angefallenen Arbeitsstunden und Fremdleistungen zeigt meist einen Trend auf.

Fast jedes Unternehmen hat seine typischen Schätzfehler: Das eine unterschätzt leicht den internen Zeitbedarf in der Entwicklung oder die Kosten der Fremddienstleister bei der Produktion; das andere überschätzt fast immer die Entscheidungsfreude und -geschwindigkeit des Kunden oder die Verfügbarkeit von Logistikkapazitäten. Und allzu oft werden auch Ferien- und Urlaubszeiten sowie Krankheitstage in der Kalkulation „vergessen“.

Wer Soll und Ist konsequent und regelmäßig auswertet, der erkennt seine wiederkehrenden Fehler und kann

  • seine Preisgestaltung auf „typische Phänomene“ durch geeignete Zuschläge in der Kalkulation anpassen und
  • interne Veränderungsprozesse gezielt angehen, um „typische Fehler“ zu verringern.

Projektarbeit ist kein Selbstzweck, sondern ein Ertragsbringer!

Gutes Projektmanagement verbessert die Ertragslage auf drei Ebenen:

  1. Klarheit in der Ziel- und Auftragsklärung, insbesondere: Wer macht wann was?
  2. Treffsichere Kalkulation des Preises, weil der Prozess der Leistungserbringung transparent geplant und daher nachvollziehbar erläutert werden kann
  3. Konsequentes Lernen aus den Herausforderungen vergangener Projekte

Dabei hängen die Ebenen 2 und 3 eng zusammen und bieten für die Organisation, die über mehrere Jahre hinweg ein konsequentes Projektmanagement betreibt, besonders attraktives Ertragspotenzial.

Agil, Scrum & Co.

Es ist gar nicht so entscheidend, welche Projektmanagement-Methode Sie wählen. Jedenfalls weniger wichtig, als es Ihnen viele agile Evangelisten glauben machen wollen. Entscheidend ist die Leistung, die erbracht werden muss. Denn die Leistung/das Produkt bestimmt, welches Projektmanagement hilfreich ist.

Als Faustregel gilt: Je öfter sie die Leistung schon erbracht haben, und je klarer das Produkt beschrieben ist, desto nützlicher sind klassische Projektmanagement-Methoden. Agiles Projektmanagement hingegen hat seine Vorzüge, wenn viele Varianten „getestet“ werden sollen oder die Firmenleistung sich in unbekanntem Terrain abspielt. Häufig ist das hybride Vorgehen die beste Lösung: In der Ideenfindung und Entwurfsphase wird mit kurzen Sprints und „minimum viable products“ gearbeitet. Steht dann die Richtung fest, und die Leistung/das Produkt ist konkret definiert, nutzt die Organisation die verbindlichen Prozesse des klassischen Projektmanagements.

So bleibt Projektarbeit immer das, was es ist: eine Methode zur Unterstützung Ihrer eigentlichen Leistung!

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