Effektive Besprechungen

Leider sind unproduktive Teambesprechungen eher Alltag denn Ausnahme. Nach der zweiten oder dritten Sitzung nehmen die kurzfristigen Absagen zu, die tagende Gruppe wird immer kleiner – bis am Ende die Besprechungen mangels Masse ausfallen. Parallel dazu schwillt die Flut der E-Mails an, die sich die Teammitglieder untereinander versenden. Eine zehn Mal weitergeleitete E-Mail wird zur Regel.

In der Praxis lassen sich vier Irrtümer bei Besprechungen zu beobachten:

Irrtum 1: Dabei sein ist alles!
Irrtum 2: Wer schweigt stimmt zu.
Irrtum 3: Langes Sitzen zahlt sich aus.
Irrtum 4: Gesagt ist gesagt.

Einem Manager, der diese Irrtümer vermeiden möchte und Wert auf effektive Teambesprechungen legt, empfehle ich die folgenden sechs Regeln:

1. Jede Sitzung gehört vorbereitet.
2. Der Besprechungsverlauf wird im Vorfeld festgelegt und bekannt gemacht.
3. Es wird nur eingeladen, wer beteiligt werden muss.
4. Es wird nichts ohne die Betroffenen entschieden.
5. Den Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ gibt es nicht.
6. Es gibt nur Ergebnisprotokolle.

Liegt eine verbindliche Tagesordnung vor, sollten Sie den Teilnehmerkreis festlegen – und gezielt zu den einzelnen Tagesordnungspunkten einladen. Auf diese Weise entziehen Sie einem der größten Zeitdiebe in Besprechungen von Anfang an der Boden: der Diskussion unter den Nicht-Beteiligten. Wenn nur am Tisch sitzt, wer am Thema beteiligt oder davon betroffen ist, erhöhen sich Diskussionsqualität und Zeiteffektivität ganz erheblich.

Idealerweise organisieren Sie die Besprechung so, dass die einzelnen Teammitglieder zu den Tagesordnungspunkten, die sie betreffen, kommen und anschließend gleich wieder gehen können. Natürlich gibt es auch Punkte, die das gesamte Team angehen. Wenn etwa allgemeine strategische Fragen besprochen werden, sollte jeder eingebunden sein – ebenso bei Meilensteinen, an denen fast immer Entscheidungen getroffen werden, die sich auf alle Beteiligten auswirken.

Sie können auch die Teammitglieder selbst entscheiden lassen, an welchen Tagesordnungspunkten sie teilnehmen wollen. Fragen Sie einfach, wenn Sie die Tagesordnung versenden, wer an welchem Thema dabei sein möchte. Die Regel „es wird nur eingeladen, wer beteiligt werden muss“ hat ja nicht das Ziel, Teammitglieder auszuschließen oder „geheime Zirkel“ zu schaffen – vielmehr geht es allein um den effektiven Umgang mit der knappen Ressource Zeit. Wenn Sie Ihren Teammitgliedern diesen Zusammenhang klar vermitteln, findet die Regel schnell Akzeptanz und Sie werden als effektiver Manager wahrgenommen.

Die Regel „Es wird nichts ohne die Betroffenen entschieden“ hängt eng mit Regel 3 zusammen. Indem Sie die Arbeit gut vorbereiten und mehrere Informationsschleifen einbauen, stellen Sie sicher, dass zu jedem Thema die davon Betroffen am Tisch sitzen. Damit gewährleisten Sie zugleich, dass auch keine Entscheidungen über die Köpfe anderer hinweg gefällt werden. Denn Verträge zu Lasten Dritter sind nicht nur sittenwidrig: Sie gefährden auch den Erfolg des Teams, weil sich die Ausgeschlossenen nicht an die Entscheidung gebunden fühlen.

Regel 4 schließt auch eine Bringschuld der Teammitglieder mit ein: In guter Loyalität unterstützen sie die Führungskraft, indem sie sich selbst melden, wenn ein Tagesordnungspunkt sie tangiert. Ebenso weisen die Teammitglieder einen Kollegen darauf hin, wenn sie denken, dass dieser zu einem Besprechungspunkt etwas beizutragen hat. In diesem Zusammenspiel zwischen klarer Prozessführung durch den Kapitän einerseits und kollegialer Gruppendynamik im Team andererseits liegt das Geheimnis wirklich effektiver Teambesprechungen.

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