virtuelle Besprechung & homeoffice

Homeoffice remote

Häufig beschleicht uns ein ungutes Gefühl, wenn wir im homeoffice oder im virtuellen Meeting kommunizieren. Wenn wir unseren Kommunikationspartnern nicht in die Augen schauen können, tauchen typische Fragen auf: wird mir zugehört – kommt meine Botschaft an – was machen die anderen gerade?

Wirksame Kooperation braucht Spielregeln, seien es Besprechungsregeln oder die Vereinbarung, Sitzungen mit Moderation effektiver zu machen. Genauso ist es bei der Arbeit im homeoffice und bei virtuellen Besprechungen.

Im Hinz.wirkt! Netzwerk arbeiten wir häufig remote und online zusammen. Zusammen mit meinem #PM2025 Co-Autor Heiko Bartlog mache ich seit einiger Zeit virtuelle Meetups für ProjektmanagerInnen.
Aus diesen Erfahrungsschatz und dem als Dozent bei online Seminaren zum Thema Change Management,  agiler Transformation und in webinaren, z.B. zum Thema Führung in Ungewissheit  habe ich ein paar Tipps zusammengetragen.

Für ein wirksames online Meeting raten wir (Torsten Herzberg hat viele Punkte beigetragen) auf diese 10 Punkte zu achten:

  1. Die Technik: Immer. Vorher. Ausprobieren!
  2. Video an! Denn so können sie Mimik und Gestik einsetzen und andere sie besser verstehen.
  3. „muten“ verbessert die Audio-Qualität. Stellen sie ihr Mikro ab, wenn sie nicht sprechen.
  4. Nutzen sie Headsets statt eingebautem Lautsprecher und Mikro. Die Qualität ist besser und die Umgebungsgeräusche werden „ausgeblendet“.
  5. Planen sie kürzere Einheiten: oft reichen 45 statt 90 Minuten
  6. Jeder Teilnehmer sitzt an seinem Arbeitsplatz mit eigenem Mikrophon und eigener Kamera.
    Wenn auch nur einige Teilnehmer gemeinsam in einem Raum sitzen, ist die Gruppendynamik erheblich gestört, denn die Personen mit denen ich im Raum bin und „vollständig sehen kann“ werde ich immer gegenüber den Personen auf dem Bildschirm bevorzugen!
  7. Check In und Check Out: Smalltalk zu Beginn ist wichtig. Wo bist Du? Was trinkst Du da gerade? Was ist das da für ein Foto im Hintergrund? Was machst Du nachher?
  8. Aktivierung: Sprechen sie Teilnehmer immer direkt an und binden sie über Online Abfragen ein, z.B. mit mentimeter
  9. Nutzen sie screensharing auch, um ein Protokoll live zu erstellen.
  10. Machen sie Entscheidungen transparent, indem z.B. in der Chat Funktion oder in online Verfahren, explizit abgestimmt wird.

Bei der Arbeit im homeoffice macht es Sinn, wenn

  • Arbeitszeit und Nicht-Arbeitszeit durch eine klare Zeitplanung getrennt ist. Kommunizieren sie, wann sie am Rechner verfügbar sind und wann offline. Um die Verfügbarkeit aller Teammitglieder auf einen Blick zu sehen, haben sich online boards (z.B. Trello) bewährt.
  • sie Missverständnissen und „Kopfkino“ vorbeugen, indem sie vorausschauend von ihrem homeoffice Umfeld berichten. Nutzen sie dafür die Status-Zeile ihres collaboration tools: „Heute bin ich mit der Planung von…beschäftigt und reagiere verzögert auf Mails“ – „Bis 14.00h am Platz, dann hat mein Kind Geburtstag“.
  • sie Kontaktaufnahme z.B. über die Chatfunktion ankündigen. Denn anders als im Büro, wo sie anhand der offen Tür oder der Körpersprache erkennen können, ob „jemand mal kurz Zeit hat“ ist die Verfügbarkeit „remote“ nicht direkt erkennbar.

Stephan List hat in einem Toolblog Beitrag noch mehr „Tipps zur virtuellen Zusammenarbeit“ zusammengetragen. Dort verweist er auf einen sehr lesenswerten Leitfaden von Trello, den ich hier auch verlinkt habe.

 

 

 

2 Gedanken zu „virtuelle Besprechung & homeoffice“

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